Việc sở hữu hệ thống mail doanh nghiệp không có nghĩa là bạn biết cách phát huy lợi ích của nó, vì có những lưu ý để email được dùng hiệu quả nhất!
Trước khi xây dựng hệ thống emai doanh nghiệp, bạn phải lựa chọn cách đặt tên sao cho phù hợp. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây lầm tưởng với tên email tương tự của các công ty khác.
Tiếp theo, hệ thống tên các nhóm, các phòng ban cũng cần phải được đặt rõ ràng, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh trường hợp gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email cho doanh nghiệp phổ biến thường thấy là hotrokhachhang@, sale@, customersupport@... Tên email của nhân viên cũng nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế gây trùng lặp (ví dụ Nguyễn Ngọc Nga làm ở phòng sale có thể đặt tên là ngann.sale@ ).
Bên cạnh đó bạn cũng cần chú ý những yếu tố khác khi đặt tên email công ty. Website, blog, tên fanpage, youtube hay những kênh truyền thông khác của doanh nghiệp nên được đặt theo cấu trúc thống nhất. Ví dụ website aothun.vn có thể lấy email doanh nghiệp là @aothun.vn, đồng thời facebook fanpage hay youtube channel cũng nên đặt theo cấu trúc như vậy. Tính thống nhất là đặc trưng quan trọng nhất trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp.
Một trong những điều đáng quan tâm khi xây dựng email công ty là tránh bị trùng lặp với những công ty khác. Nếu khách hàng đã từng có trải nghiệm xấu về một công ty có tên email tương tự dễ gây nhầm lẫn với công ty bạn, thì có khả năng họ sẽ không mở email hoặc tệ hơn là cho chúng vào hộp spam. Tuy nhiên, điều này cũng không phải là quá phổ biến. Nhưng việc tìm hiểu và kiểm tra kĩ lưỡng sẽ giúp mang đến những hiệu quả tích cực trong việc truyền tải thông tin qua hệ thống email cho doanh nghiệp. Và hãy nhớ nên tránh xa những cụm từ được đăng kí bản quyền.
Bên cạnh những điều trên thì còn một yếu tố nhỏ bạn cần lưu ý, đó là tránh cách đặt tên nhạy cảm. Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com ( doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khiến người đọc cảm thấy rắc rối và khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé.
Có thể nói việc đặt tên emai cho doanh nghiệp cũng quan trọng không kém việc đặt tên website hay các kênh thông tin khác. Tên gọi cũng là bộ mặt của công ty, khi bạn dùng email doanh nghiệp cũng có nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể, tổ chức chứ không đơn thuần là ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy việc phổ biến nội quy cho doanh nghiệp khi sử dụng email cũng là điều mà đội ngũ lãnh đạo cần chú ý.