4 yếu tố giúp bạn thành công với dịch vụ mail tên miền riêng

Cho dù bạn có sử dụng dịch vụ mail tên miền riêng miễn phí hay thuê của các công ty ngoài thì cũng có những điều cần lưu ý để nâng cao hiệu quả.
1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín
Những chuyên gia luôn là người thực hiện công việc chuyên môn hiệu quả nhất. Do đó, nếu có khả năng tài chính thì hãy giao cho các công ty chất lượng thực hiện dịch vụ email của bạn. Không đơn giản chỉ là mua và sử dụng dịch vụ, các công ty uy tín luôn có các cam kết đảm bảo về những hỗ trợ kèm theo để công việc của bạn luôn trôi chảy. Mang lại tính ổn định cao, tăng cường khả năng bảo mật và được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời là những ưu điểm mà bạn không thể tìm được khi sử dụng các dịch vụ email miễn phí.
2. Phổ biến các quy định rõ ràng
Chúng ta cần hiểu rằng email doanh nghiệp là phương thức để gia tăng độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh chứ không chỉ đơn thuần là công cụ trao đổi thông tin điện tử. Do vậy, doanh nghiệp cần đặt ra những quy định cần thiết đối với việc sử dụng hệ thống dịch vụ email theo tên miền riêng cho nhân viên trước khi đưa vào áp dụng. Tùy mỗi doanh nghiệp mà sẽ có những quy định riêng phù hợp. Các nhóm, các phòng ban nên được sử dụng các địa chỉ email riêng tránh trường hợp bị nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận, đồng thời hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Nhân viên chỉ sử dụng email doanh nghiệp cho công việc, bởi vì khi gửi thư với tên miền riêng thì lúc này vai trò của bạn không còn là cá nhân mà đã là đại điện cho doanh nghiệp. Bất kì nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ email công ty đều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Các cá nhân khi kết thúc công việc tại công ty nên được xóa tài khoản email, tránh những trường hợp không hay xảy ra.

3. Chú trọng bảo mật hệ thống
Việc sử dụng email theo hệ thống sẽ tạo thuận lợi trong công tác kiểm tra và quản lý. Tuy nhiên điều này đặt ra các mối lo ngại về vấn đề bảo mật. Bởi vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa ở phạm vi hệ thống, chứ không còn nằm ở cá nhân nữa . Do đó, nếu đủ khả năng tài chính, các doanh nghiệp thường dùng dịch vụ email của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên. Lúc này, email hosting là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống tên miền email hay chạy các chiến dịch email marketing trên hosting riêng thì tính bảo mật sẽ cao hơn. Đồng thời việc sử dụng email hosting riêng cũng hạn chế được tình trạng spam, backlist IP và giữ đường truyền email luôn ổn định.

4. Tận dụng những phần mềm miễn phí
Tại sao lại phải bỏ tiền vào các dịch vụ tạo email theo tên miền riêng nếu như bạn không đủ khả năng tài chính? Với những công ty nhỏ hạn chế về nhân lực và nguồn vốn thì các công cụ tạo tên miền doanh nghiệp riêng miễn phí là giải pháp hữu hiệu. Trước đây Google và Microsoft có cung cấp dịch vụ email miễn phí, nhưng hiện tại thì nó đã bị “khai tử”. Đây thật sự là một điều đáng tiếc, vì hầu hết người dùng đều quen thuộc với giao diện và các tính năng của Gmail! Tuy nhiên, thật may mắn là các phần mềm tạo email với tên miền riêng miễn phí khác đã giúp giải quyết điều này. Thông thường những công cụ phổ biến để tạo email tên miền riêng thường được sử dụng là Zoho, Yandex, Hotmail…. Các gói dịch vụ của những trang này thường gồm miễn phí và trả phí, tuy nhiên nếu nếu chỉ cần sử dụng ít tài khoản email với dung lượng không nhiều, thì gói dịch vụ miễn phí hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của bạn. Riêng trang Yandex cung cấp đến hơn 1 000 email/5Gb cho mỗi tài khoản miễn phí, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhiều nhân viên. Nếu muốn tăng số lượng tài khoản cũng như dung lượng sử dụng, bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí với mức phí nằm trong khoảng chấp nhận được.