Có nên sử dụng công cụ tạo mail tên miền riêng miễn phí hay không?

Có thể nói việc tạo mail tên miền riêng là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên bạn cần biết rõ ưu và khuyết điểm của những công cụ này.

Đối tượng sử dụng các công cụ tạo email domain riêng thường là cá nhân kinh doanh hoặc các công ty vừa và nhỏ. Với nguồn nhân lực và tài chính hạn chế thì việc dùng mail miễn phí là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu bạn cũng nằm trong số các đối tượng này thì hãy tham khảo các ưu điểm và hạn chế dưới đây.

  1. 1.     Ưu điểm

Tuy rằng bị hạn chế hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng không thể phủ nhận những ưu điểm mà các công cụ này mang lại. Đầu tiên là về giá cả, chúng ta đang nói về công cụ tạo email tên miền riêng miễn phí nên tất nhiên chi phí tối thiểu phải bằng 0. Mặc dù bị giới hạn về số lượng tài khoản và dung lượng nhưng chỉ cần lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu là bạn đã có thể hài lòng với một dịch vụ miễn phí. Thêm nữa nếu muốn nâng cấp các tiện ích cao cấp khác thì chi phí bạn phải trả cũng nằm ở mức chấp nhận được.

Ưu điểm thứ hai là về các tính năng. Thông thường việc tạo email với tên miền riêng miễn phí sẽ cho  phép bạn sử dụng các tính năng cơ bản như bộ lọc thư rác hay trả lời tự động. Một số trang web lớn như Yandex có đồng bộ các tiện ích khác như lưu trữ tài liệu online, xem bản đồ , dịch thuật trực tuyến… cùng với tài khoản email của bạn, giúp hỗ trợ công việc văn phòng hiệu quả hơn. Xem ra thì việc dùng các công cụ này cũng không quá khác biệt so với ứng dụng tạo email miễn phí của Google trước đây.

  1. 2.     Hạn chế

Trong giới bán hàng, có câu nói “Đừng tin vào quảng cáo, hãy tin vào giá cả”. Điều này khá đúng trong một số trường hợp, và với dịch vụ email miễn phí cũng vậy. Mặc dù không thể đòi hỏi những tính năng cao cấp ở một công cụ miễn phí, tuy nhiên có những khuyết điểm mà bạn cần hiểu rõ trước khi quyết định sử dụng. Với số lượng tài khoản và dung lượng giới hạn, công cụ miễn phí có thể phù hợp khi quy mô doanh nghiệp của bạn còn nhỏ. Nhưng theo thời gian, khi hoạt động kinh doanh thuận lợi và mở rộng thì nhu cầu sử dụng email sẽ tăng lên.  Và nếu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ này, bạn phải nâng cấp lên các gói trả phí.

Vấn đề bảo mật là điều mà các dịch vụ tạo email với tên miền riêng miễn phí không thể đảm bảo. Với thủ tục đăng kí và sử dụng dễ dàng, người dùng thường không để tâm nhiều đến việc bảo mật tài khoản. Các công cụ miễn phí không thể khắc phục được tình trạng spam, backlist IP và giữ đường truyền email luôn thông suốt như khi bạn sử dụng email hosting riêng. Với đặc thù được chạy trên hệ thống máy chủ chuyên biệt, email hosting cho phép bạn tùy chỉnh cấu hình cũng và tài khoản với các tính năng bảo mật cao. Ngoài ra, tỉ lệ gửi email thành công vào inbox khi bạn sử dụng email hosting cũng cao hơn so với các công cụ miễn phí khác. Dó là lí do mà các doanh nghiệp thường cố gắng sử dụng các dịch vụ email hosting để hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Cái gì cũng có hai mặt, và dịch vụ email miễn phí cũng vậy. Bạn không thể đòi hỏi  một dịch vụ hoàn hảo được cung cấp miễn phí. Việc nắm kĩ các ưu nhược điểm của dịch vụ này sẽ giúp bạn có những lựa chọn đúng đắn hơn, nhất là khi đang phân vân liệu nên chọn tạo hệ thống email miễn phí hay mua email hosting ngoài.

Powered by WHMCompleteSolution